文件生命周期
文件生命周期
添加时间：2009-4-9 来源： 点击：1926
在企业的日常运作中，除了以数据库形式存在的结构化信息之外，还会产生大量以纸张文件为代表的非结构化信息，如审批签字文件、证明文件、往来传真、报价单、标书、合同、表格、档案等。这些纸张文件在企业的内部信息组成中占据了非常重要的位置，但传统的纸张文件管理面临许多难以克服的问题，如不易存储、备份、检索，传递速度慢且效率低，容易被窃取且难以追踪等。文件生命周期管理系统即是提高文件管理效率的有效平台。
文件生命周期是指从文件的生成/采集开始，涉及对该文档的管理、使用及输出/归档处理的完整过程：包括文件生成/采集为电子文档，分发到指定的接受方或目的地，存储、检索、根据流程在企业内部高效、安全的流转，实现信息管理与共享，最后通过打印/复印/电子归档等形式输出，从而形成的一个完整的文件生命周期管理过程，如下图所示：
文件生命周期管理是文件管理外包服务的重要组成部分。传统的文件管理外包服务以针对文件输出环节（打印/复印）的管理为主，但随着客户需求的不断发展成熟，以及文件管理外包服务商在长期服务过程中对客户文件流程的与相关需求的深入理解，文件管理外包服务可以从输出环节不断延伸到文件采集、分发、存储、检索、流转、共享、归档等其他文件生命周期管理环节，从而为客户提供更加整合的解决方案，以及更为高效的服务。
在文件生命周期管理的各个环节中，将充分应用针对纸张文件、图表、影像、录音、网页、电子邮件、图纸、合同、票据等各种非结构化数据的管理手段，并根据客户需要部署各种企业内容管理解决方案。
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